Incasso

Als ondernemer is het van belang dat je cashflow op orde is. Incasso is het proces waarmee je openstaande facturen int en - als het echt moet - vorderingen laat innen door een derde. Geen leukste klus, wel essentieel.

Wat is incasso?

Incasso gaat over alles wat je doet vanaf het moment dat een factuur vervalt tot en met (eventueel) het uit handen geven aan een incassopartij of gerechtsdeurwaarder. Denk aan: herinneringen, aanmaningen, rente en (zo nodig) buitengerechtelijke kosten. Hoe beter je basis op orde is, hoe minder vaak je die laatste stappen nodig hebt.

1) Voorkomen is beter dan innen

• Heldere afspraken vooraf: voeg bij de offerte altijd de bijbehorende algemene voorwaarden toe. Hierin zijn reeds bepalingen opgenomen over de betalingscondities.

• Dossiervorming: bewaar de relevante informatie zorgvuldig. Denk aan werkbonnen, urenstaten, meerwerk- en opleverformulieren.

• Biedt betaalgemak zoals een iDEAL-link en deelbetalingen bij grotere projecten.

2) Slim factureren

• Snel en volledig: factureer direct na (deel)oplevering: noem project, locatie, referentie en bijvoorbeeld contactpersoon.

• Werk bij onderhoudscontracten met periodieke facturen.

• Controleerbaarheid: link de factuur aan de offerte/werkbon/opleverformulier. Dan is er minder discussie achteraf.

3) Herinneren met een vaste cadans

• Vriendelijke herinnering (kort na vervaldatum): kort, zakelijk, met directe betaallink.

• Aanmaning: verwijs naar eerdere reminder, benoem datum en bedrag, kondig rente/kosten aan conform de voorwaarden.

4) Uit handen geven – wanneer en hoe

• Kies een betrouwbare partner (incassobureau/gerechtsdeurwaarder).

• Dossier compleet aanleveren: offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, meerwerk, opleverformulier, correspondentie, en facturen/herinneringen.

• Blijf professioneel: ook als het schuurt. Je reputatie is heeft een grote waarde.

Vragen?  

Heb je vragen of wil je meer weten? Neem dan contact op met onze collega's van de VHG Ondernemershelpdesk via ondernemershelpdesk@vhg.nl of 085 3307700.