Personeelsgesprekken

Er zijn verschillende soorten gesprekken met een specifieke invulling tussen de leidinggevende en de medewerker. Deze gesprekken hebben een heel positieve impact op het welzijn van beide partijen als ze goed worden ingezet. Gesprekken zijn een middel om de relatie tussen de medewerker en leidinggevende of organisatie te bevorderen vanuit een visie rond een deelaspect van het organisatiebeleid. Ze staan niet los van elkaar. Verschillende gesprekken hangen aan elkaar, binnen een weloverwogen visie op leiding geven en organisatiebeleid.

Functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend gesprek, waarbij de leidinggevende en een medewerker samen het functioneren van de medewerker bespreken met als doel het komen tot verbetering van het functioneren. Het is hoofdzakelijk toekomstgericht. Zowel de kwaliteit en kwantiteit van het werk als de motivatie van de medewerker staan hierbij centraal. Bij functioneringsgesprekken ligt het accent op de begeleiding en ontwikkeling van de medewerker. In het gesprek is sprake van tweerichtingsverkeer: het gesprek is gericht op informatieverwerving vanuit zowel de werkgever als vanuit de medewerker. Het karakter van het gesprek is informeel.

Het gesprek vindt plaats tussen de medewerker en de direct leidinggevende. Beiden kunnen onderwerpen aandragen voor bespreking. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het maken van de afspraak.

Bij nieuwe medewerkers is de frequentie van het functioneringsgesprek in principe hoger. Zowel de leidinggevende als de medewerker kunnen, als daar een aanleiding voor is, verzoeken om een tussentijds functioneringsgesprek.

De voorbereiding

Het is zowel voor de leidinggevende als voor de medewerker belangrijk het gesprek goed voor te bereiden. Zowel de leidinggevende als de medewerker bereiden het gesprek voor door na te denken over onderwerpen die ze tijdens het gesprek aan bod willen laten komen. Minimaal twee weken van te voren moet bekend zijn wanneer het gesprek zal plaatsvinden.

Hiernaast hangt een groot deel van het succes van functioneringsgesprekken af van het scheppen van de juiste omstandigheden waaronder het gesprek moet plaatsvinden:

• zorg voor een rustige ruimte;
• zorg voor een gelijkwaardige positie;
• neem voldoende tijd, maar niet teveel (afhankelijk van de functie van de medewerker varieert de tijdsbesteding globaal 30 tot 90 min.);

• neem een gunstig tijdstip;

• plan het gesprek ruim van tevoren;

• vertel de medewerker wat van hem/haar wordt verwacht. Indien er een eerder verslag van de medewerker is gemaakt, dan dient dit bij de voorbereiding betrokken te worden.

Het gesprek

De leidinggevende opent het gesprek met het doornemen van de gespreksagenda. Daarna start hij/zij met het bespreken van het functioneren. Voor beide partijen is het van belang zichzelf op een duidelijke en heldere manier te presenteren en de reacties van de ander goed in zich op te nemen. Zowel de werkgever als de medewerker moeten voldoende gelegenheid krijgen om datgene te bespreken wat voor hem/haar van belang is.

Men moet de tijd nemen om goed naar elkaar te luisteren en waar nodig doorvragen zodat men later niet met vragen blijft zitten.

In het functioneringsgesprek kunnen onder meer de volgende punten aan de orde komen:

• in hoeverre de gemaakte afspraken in het voorgaande functioneringsgesprek
    succesvol zijn afgerond;

• hoe de taken worden uitgeoefend aan de hand van de functieomschrijving;

• het resultaat van eventuele gevolgde opleidingen/cursussen;

• sterke en zwakke kanten van een medewerker;

• hoe de uitvoering van taken zou kunnen worden verbeterd;

• de relatie met collega’s en leidinggevenden;

• of iemand voldoende uitdaging in de functie ervaart;

• toekomst: eventuele loopbaanmogelijkheden of wensen.

De afronding

• Vat, ter afsluiting van het gesprek, de belangrijkste punten samen. Enerzijds voor het vermijden van misverstanden, anderzijds krijgen beiden het gevoel dat er een concreet resultaat uit het gesprek voort is gekomen.
• Neem ter afronding het gesprek nogmaals door. Vraag ook aan de medewerker hoe hij/zij het gesprek vond gaan.
• Maak, indien nodig, afspraken om het toekomstig functioneren van de medewerker te verbeteren. Gedacht kan worden aan opleidingen en cursussen, on-the-job-training door leidinggevende of ervaren collega’s, het verbeteren van de werkplek, het verbeteren van de inzet van de medewerker, enzovoorts.
• Maak tenslotte een afspraak voor een vervolggesprek of maak kenbaar wanneer het beoordelingsgesprek zal plaatsvinden.

Het is hiernaast gebruikelijk dat de leidinggevende een verslag maakt van het gesprek en dit door de medewerker laat tekenen. Dit om misverstanden in de toekomst te voorkomen.

Beoordelingsgesprek

De beoordelingsprocedure heeft tot doel het functioneren van de medewerkers te beoordelen. Dit oordeel is gebaseerd op de periode voorafgaande aan het gesprek. Het gesprek vindt eenzijdig plaats, van leidinggevende tot medewerker. De beoordeling vormt de basis voor de eventuele salarisverhoging door inschaling in een hogere functiegroep. Het beoordelingsgesprek vindt ieder jaar omstreeks november/december plaats. Om zorgvuldig te kunnen oordelen, moet vooraf duidelijk zijn op welke criteria een medewerker wordt beoordeeld. Daarnaast moet er een vastgestelde norm zijn voor onvoldoende, goed en uitstekend functioneren. De beoordeling dient zo objectief mogelijk te zijn. Daarom is het belangrijk om op grond van feiten en zichtbaarheden te beoordelen.​

Vragen?

Heb je vragen of wil je meer weten? Neem dan contact op met onze collega’s van de VHG Ondernemershelpdesk via ondernemershelpdesk@vhg.nl of 085 3307700.