Medewerker langdurig ziek? Zo werkt de Wet verbetering poortwachter

Wat is de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter helpt werkgevers en medewerkers om samen te werken aan een verantwoorde terugkeer naar werk. Door op tijd de juiste stappen te zetten, voorkom je vertraging, extra kosten en mogelijk een loonsanctie van UWV.

Wanneer geldt de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter geldt als een medewerker langdurig ziek is. De wet beschrijft welke stappen jij en je medewerker in de eerste 104 weken van ziekte moeten zetten om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Jij bent als werkgever verantwoordelijk voor een goede verzuimbegeleiding. Je medewerker moet actief meewerken aan de re-integratie. Door regelmatig met elkaar in gesprek te blijven, vergroot je de kans op een succesvolle terugkeer naar werk.

Zet op tijd de juiste stappen

Week 1: de ziekmelding

Doe de ziekmelding op tijd bij je arbodienst of bedrijfsarts. Houd vanaf het begin contact met je medewerker en bespreek regelmatig de mogelijkheden. Vraag niet naar de aard van de ziekte, medische informatie is privé.

Na 6 weken: laat een probleemanalyse maken

Na 6 weken ziekte maakt de bedrijfsarts of arbodienst een probleemanalyse. Hierin staat welke mogelijkheden er zijn om weer aan het werk te gaan en welke beperkingen daarbij een rol spelen.

In week 8: maak een plan van aanpak

Uiterlijk in week 8 maak je samen met je medewerker een plan van aanpak. Hierin leg je vast welke stappen jullie zetten om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is en bespreek regelmatig of het plan nog aansluit bij de situatie.

Blijf in gesprek

Bespreek regelmatig hoe de re-integratie verloopt en leg gemaakte afspraken vast.

Week 42: meld het langdurig verzuim

Is je medewerker na 42 weken nog ziek? Dan meld je dit bij UWV. Zo voorkom je problemen verderop in het re-integratieproces.

Rond week 52: maak de eerstejaarsevaluatie

Rond het einde van het eerste ziektejaar maak je samen de eerstejaarsevaluatie. Zo bepaal je of de gekozen aanpak nog werkt of moet worden aangepast. Wat is er geprobeerd? Wat werkt wel en niet? En is terugkeer binnen je eigen bedrijf nog mogelijk? Leg jullie afspraken vast in de eerstejaarsevaluatie. Als terugkeer in het eigen werk of ander passend werk binnen je bedrijf niet lukt, onderzoek je ook het tweede spoor.

Week 88 tot en met 93: bereid de WIA-aanvraag voor

Na ongeveer 88 weken krijgt je medewerker meestal bericht van UWV over de WIA-aanvraag. In deze periode verzamel je samen alle documenten voor het re-integratieverslag. Denk aan de probleemanalyse, het plan van aanpak, de evaluaties en de eindevaluatie. Rond week 91 vul je samen de eindevaluatie in. Uiterlijk in week 93 vraagt je medewerker de WIA-uitkering aan.

Week 104: UWV beoordeelt het traject

Na 104 weken ziekte beoordeelt UWV of jij en je medewerker genoeg hebben gedaan aan de re-integratie. Is het dossier compleet en zijn de juiste stappen gezet? Dan beoordeelt UWV ook de WIA-aanvraag. Ontbreken er belangrijke stappen of afspraken? Dan kan UWV een loonsanctie opleggen.

Kijk eerst naar mogelijkheden binnen je eigen bedrijf

Onderzoek altijd eerst of je medewerker kan terugkeren binnen je eigen organisatie. Misschien kan iemand tijdelijk minder uren werken of aangepaste werkzaamheden uitvoeren. Bijvoorbeeld niet snoeien of bestraten, maar wel onderhoudswerk of planning. Lukt terugkeer binnen je eigen bedrijf niet? Dan kijk je samen met de bedrijfsarts of arbodienst naar werk bij een andere werkgever. Dit heet het tweede spoor. Werk je met de branche-RI&E en de Arbocatalogus Hoveniers en Groenvoorziening? Gebruik deze dan ook tijdens de re-integratie. Hierin vind je praktische maatregelen en voorbeelden om werkzaamheden veilig aan te passen aan wat een medewerker nog wél kan.

Zorg dat iedereen zijn rol kent

Bij langdurig verzuim krijg je vaak met verschillende partijen te maken.

• De bedrijfsarts beoordeelt wat de medewerker nog kan.
• De arbodienst ondersteunt bij de verzuimbegeleiding.
• De casemanager bewaakt de planning, houdt de wettelijke deadlines in de gaten en zorgt dat afspraken worden vastgelegd. Zo voorkom je dat belangrijke stappen worden gemist.

Voorkom een loonsanctie

Vindt UWV dat je onvoldoende hebt gedaan aan de re-integratie? Dan kun je een loonsanctie krijgen. Je moet het loon van je medewerker dan langer doorbetalen.

Door alle stappen op tijd te zetten, afspraken goed vast te leggen en regelmatig te evalueren, verklein je de kans op een loonsanctie.

Fouten om te voorkomen

Deze fouten zorgen regelmatig voor vertraging in de re-integratie of problemen bij de beoordeling door UWV:

• te laat starten met de verplichte stappen
• het plan van aanpak niet regelmatig evalueren
• te laat kijken naar passend werk of een tweede spoor
• afspraken niet goed vastleggen
• vertrouwen dat de arbodienst of bedrijfsarts het hele proces overneemt. Als werkgever blijf je verantwoordelijk voor de re-integratie.

Houd grip op het re-integratieproces

Langdurig verzuim vraagt om een goede voorbereiding en duidelijke afspraken. Door vanaf de eerste ziektedag actief aan de re-integratie te werken, voorkom je onnodige vertraging, extra kosten en problemen bij de WIA-aanvraag. Zo vergroot je de kans dat een medewerker verantwoord terugkeert naar het werk.

Wil je de stappen van de Wet verbetering poortwachter nog eens rustig nalopen? Op de website van Sazas vind je een praktisch stappenplan, een voorbeeld van een plan van aanpak en handige downloads die je helpen om het re-integratieproces goed te organiseren.