Contracten, offertes en bevestigingen

Als groenprofessional is het essentieel om alle afspraken met opdrachtgevers goed en duidelijk vast te leggen. Daarmee voldoe je niet alleen aan de verwachtingen van de klant, maar verklein je ook de kans op klachten, misverstanden en juridische geschillen. Dit geldt voor alle fasen van het werk: het vaststellen van het programma van eisen, het definitieve plan en offerte, oplevering en nazorg. Heldere documentatie voorkomt discussie over werkzaamheden en kosten. Vergeet ook niet om de leveringsvoorwaarden van Koninklijke VHG van toepassing te verklaren en mee te sturen. Deze voorwaarden bieden belangrijke juridische houvast voor jou én je opdrachtgever.

Voordat je een offerte uitbrengt, heb je de plicht om je goed te informeren over alle relevante omstandigheden van het werk. De opdrachtgever is verplicht om die informatie aan te leveren. Ook moet je vooraf duidelijk zijn over kosten en eventuele ontwerpkosten. Een zorgvuldig opgesteld aanbod, bij voorkeur schriftelijk of elektronisch en voorzien van dagtekening, helpt om professionele verwachtingen te scheppen.

Op deze pagina vind je handige tools en voorbeeldteksten die je ondersteunen bij een zorgvuldige en transparante werkwijze. Zo kun je voorbeelden van bijvoorbeeld offertes voor aanleg en onderhoud downloaden.

Offerte aanleg

Voor het opstellen van een werkomschrijvende offerte voor aanlegprojecten kun je gebruik maken van onze concepttekst. Je kunt deze overnemen op je eigen briefpapier, waarbij je alleen de relevante artikelen selecteert. Voor particuliere klanten moet de prijs inclusief btw worden vermeld.

Een goede offerte bevat een nauwkeurige omschrijving van de te leveren werkzaamheden en materialen, gebaseerd op informatie van de klant. De offerte vermeldt ook wanneer je met de werkzaamheden begint en geeft een indicatie van de opleverdatum. Geef daarnaast aan welke prijsvormingsmethode van toepassing is:

• Bij een aanneemsom spreek je een vast bedrag af inclusief btw.
• Bij regie geef je een overzicht van prijsfactoren zoals uurtarief en materiaalprijzen, inclusief btw. Eventueel kun je een richtprijs noemen.

Koninklijke VHG adviseert nadrukkelijk om alle afspraken schriftelijk vast te leggen en de leveringsvoorwaarden bij te voegen. Voor een professionele presentatie zijn offertemappen verkrijgbaar via het VHG Verenigingsbureau. Bel 085 3307700 voor meer informatie of vul het online bestelformulier in.

Onderhoudsofferte/-contract

Ook voor onderhoudsprojecten is een duidelijke offerte van belang. Koninklijke VHG stelt een voorbeeldtekst beschikbaar voor een onderhoudsofferte of -contract. Je kunt deze tekst gebruiken op je eigen briefpapier en aanpassen aan de specifieke opdracht. Vermeld voor particuliere klanten altijd de prijs inclusief btw.

Zorg ervoor dat de offerte volledig is en voldoet aan de vereisten: duidelijke beschrijving, start- en oplevermoment, prijsvormingsmethode en betalingsvoorwaarden. De offerte dient te zijn voorzien van een dagtekening en gaat vergezeld van de leveringsvoorwaarden. Houd er rekening mee dat ontwerpen, tekeningen en schetsen auteursrechtelijk zijn beschermd. Wordt er geen opdracht verleend, dan moet de consument deze stukken binnen 14 dagen retourneren. Ontwerp- of voorbereidingskosten kunnen in rekening worden gebracht als hierover vooraf afspraken zijn gemaakt.

Voorbeeld opdrachtbon regiewerk

Gebruik dit voorbeeld voor een opdrachtbon bij het uitvoeren van regiewerk. Vermeld hierop duidelijk het afgesproken uurtarief (inclusief btw), het aantal gewerkte uren en de verplaatsingstijd. Dit voorkomt misverstanden achteraf.

Bevestiging schriftelijke opdracht

Gebruik onze voorbeeldbrief om de opdracht schriftelijk te bevestigen. Hiermee leg je duidelijk vast wat er is afgesproken en voorkom je misverstanden. Let erop dat je ook hier de juiste informatie uit de offerte bevestigt, inclusief de gekozen prijsvormingsmethode, betalingsafspraken en eventueel overeengekomen ontwerp- of voorbereidingskosten. Zo voldoe je aan de wettelijke informatieverplichting volgens artikel 6:230l BW.

Meerwerkformulier

Met dit voorbeeldformulier leg je uitgevoerd meerwerk overzichtelijk vast. Zo is voor iedereen duidelijk welke extra werkzaamheden zijn uitgevoerd, onder welke voorwaarden en tegen welke kosten. Dit voorkomt discussie achteraf, zeker wanneer er gekozen is voor een prijsvorming op basis van regie.

Vragenlijst nabellen offertes

Een duidelijke en complete offerte die goed aansluit op de wensen van je opdrachtgever is cruciaal. Naast de inhoud is ook je werkwijze belangrijk. Met de vragenlijst nabellen offertes kun je na het versturen van de offerte telefonisch het voorstel bespreken. Dit verhoogt niet alleen de kans op gunning, maar geeft ook waardevolle inzichten voor toekomstige offertes.

Een goede offerte voldoet aan een aantal voorwaarden. Zo moet je deze bij voorkeur schriftelijk of elektronisch uitbrengen, voorzien van dagtekening. De offerte is onherroepelijk gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld. De inhoud moet volledig en nauwkeurig zijn, zodat je opdrachtgever deze goed kan beoordelen. Denk hierbij aan een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden, de verwachte start- en opleverdatum, de gekozen prijsvormingsmethode (aanneemsom of regie), en de betalingsvoorwaarden. Vergeet ook niet een exemplaar van de leveringsvoorwaarden mee te sturen.

Vragen?

Heb je vragen of wil je meer weten? Neem dan contact op met onze collega’s van de VHG Ondernemershelpdesk via ondernemershelpdesk@vhg.nl of 085 3307700.